Aplicaciones en la nube para gestionar recursos compartidos en oficinas y edificios en empresas internacionales.

Cuando una empresa crece de manera internacional, se enfrenta a varios retos, y no solo a nivel de gestión externa o con clientes, sino a retos internos: comunicación, manejo de la información interna, temas variados de recursos humanos, el estado y cuidado del equipo, y la propia gestión de sus infraestructuras: edificios, oficinas, etc. Dotar a estas infraestructuras, que pueden ser cientos, de algún tipo de inteligencia común que permita una gestión centralizada de las mismas, permite reducir significativamente los costes de operación e incrementar su aprovechamiento, obteniendo, de forma colateral, ventajas muy importantes a la hora de enfrentarse a los mencionados retos.

Reto

En este caso queremos contar nuestra colaboración con uno de nuestros clientes. Se trata de un gran cliente de banca internacional con presencia en más de 30 países, más de 120.000 trabajadores y casi 70 millones de clientes en todo el mundo, con una vasta red de edificios de servicios y oficinas de atención al público. Su reto, sacar el máximo partido a los recursos de estas infraestructuras (estamos hablando de salas de reuniones, espacios compartidos, parking, gestión de visitas externas...) y de paso facilitar la vida a sus empleados.

Solución

Trabajando codo con codo con nuestro cliente, hemos desarrollado diversas herramientas independientes que se integran entre sí y con el sistema de intranet del cliente, de tal modo que se conviertan, de forma orgánica, en parte del conjunto de herramientas de las que que disponen todos los empleados, usando la infraestructura cloud del propio cliente y las tecnologías más avanzadas proporcionadas por la misma, para garantizar su acceso concurrente desde cualquiera de las ubicaciones geográficas (y zonas horarias) en las que nuestro cliente tiene presencia.

Al final, hemos entregado varias aplicaciones interconectadas e integradas en la intranet del cliente, que permiten a cualquier usuario, según sus privilegios de acceso, solicitar uso de cualquiera de los recursos compartidos de la organización y aporta un sistema de gobierno y reglas. Estas aplicaciones se conectan con los sistemas de la organización y acceden a través de ellos a los sistemas físicos que regulan el acceso y control de los mismos: sistemas de barreras, cámaras, lectores NFC/QR, de documentos de identidad, etc.

Desarrollo con el cliente

Hablamos de un cliente con el que llevamos trabajando más de 20 años y que nos considera uno de sus proveedores de confianza en lo relativo a este tipo de desarrollos.

Relaciones de confianza

El cliente tenía muy claro su objetivo y dispone de sus propios equipos de conceptualización, de experiencia de usuario e incluso técnicos. Por nuestra parte, aportamos la experiencia de muchos años trabajando en este ámbito y nuestro conocimiento y contexto de la problemática y el entorno del cliente, lo que junto con nuestra responsabilidad en la ejecución técnica nos ha permitido realizar propuestas sobre la idea del cliente en aquellos puntos donde creemos que podemos hacer una mejora en funcionalidad, en usabilidad, en rendimiento, en coste de desarrollo y operación o en mantenibilidad, pues hay que tener claro que estas aplicaciones funcionarán durante muchos años y es muy importante reducir su cost of ownership.

El modelo de trabajo ha sido mixto, con equipos cercanos, trabajando físicamente codo con codo con el cliente y equipos deslocalizados, huyendo del modelo tradicional de “factoría” y utilizando nuestro modelo de Agile Connected Teams, pues trabajan en contacto directo con el cliente, con un conocimiento profundo de su contexto y organización y un trato personal, de tú a tú, que permite establecer relaciones de confianza y garantiza al cliente que el equipo siente el proyecto como suyo.

Los compañeros de SNGULAR que trabajan junto al cliente permiten una comunicación incluso más directa, personal y continua, aunque la llegada de la “normalidad COVID” y el teletrabajo han hecho que la “distancia mental” de los equipos en otras ubicaciones sea la misma que con cualquier otro compañero: lo importante es que el equipo sienta el proyecto como suyo y el cliente lo perciba así, logrando que “negocio” y “tecnología” vayan de la mano y colaboren de manera constante.

Integraciones con múltiples sistemas

Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan este tipo de aplicaciones es la integración con múltiples sistemas de todo tipo, que en muchas ocasiones tiene por detrás una casuística muy variada: estamos hablando de decenas de edificios, cientos de oficinas y plazas de parking, miles de salas de reuniones o espacios. Adicionalmente, al tratarse de una organización financiera, las consideraciones de seguridad, tanto física como lógica, adquieren la máxima importancia, pues es la gestión de recursos de infraestructuras el mundo en el que convergen ambas, obligando no sólo a un diseño sólido y seguro sino a una constante vigilancia.

Continuidad y compromiso con el cliente

Todos estos proyectos siguen vivos, como no puede ser de otra manera tratándose de aplicaciones de uso diario y muy frecuente, que además han sido calificadas por el CIO de nuestro cliente:

“Son un ejemplo de sencillez, usabilidad para el usuario y de uso eficiente de un recurso muy valorado”.

La solidez y buen resultado de estas aplicaciones ha permitido que a partir de ellos hayan ido surgiendo nuevas aplicaciones que permiten mejorar el nivel de optimización de estas infraestructuras y facilitar la vida del talento que las emplea, mediante la optimización de costes y de la experiencia de los empleados de la organización. Así, lo que empezó como proyectos sueltos se ha convertido en un ecosistema de aplicaciones que dotan de inteligencia a los vastos recursos de infraestructura inmobiliaria del cliente.